Ochrona Danych Osobowych (RODO)

BGH.WORK Sp. z o.o.

Szanowni Państwo, mając na względzie dbałość o właściwe dysponowania danymi osobowymi naszych klientów oraz mając na uwadze rozpoczęcie obowiązywania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) a w szczególności art. 14 RODO, uprzejmie informujemy co następuje:

1. Administratorem Pani/Pana danych jest BGH.WORK Sp. z o.o..

2. Z administratorem danych można się skontaktować poprzez:

- adres e-mail: rodo.bghwork@gmail.com

- pisemnie na adres: Żuki 60A, 62-700 Turek.

- telefonicznie :

Koordynator od spraw zagranicznych ( państwa ukraińskojęzyczne) 787 679 704

Koordynator od spraw zagranicznych ( państwa niemieckojęzyczne) 662 934 747

Koordynator od spraw zagranicznych ( państwa anglojęzyczne) 63 220 51 59

Sekretariat 602 115 120

Dane Osobowe Państwa przechowywane będą przez okres wymagany prawem oraz przez okres przedawnienia wszelkich roszczeń mogących wyniknąć z realizacji niniejszej umowy.

Informujemy Państwa  o przysługujących  uprawnieniach dostępu do danych osobowych, w tym m.in. o prawie dostępu, w tym prawie do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; prawie do sprostowania lub uzupełnienia danych; prawie do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym; prawie do ograniczenia przetwarzania. Powyżej wskazane żądania Państwa  proszę zgłaszać na piśmie kierowanym na adres Administratora Danych Osobowych lub w formie skanu pisma przesłanego poprzez wiadomość e-mail na adres e-mail Administratora Danych Osobowych.

W odpowiedzi na Państwa żądanie, których dane dotyczą, administrator powinien bez zbędnej zwłoki – nie później jednak niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania żądania – udzielić informacji o działaniach podjętych w związku z tym żądaniem. Administrator powinien zatem w terminie 1 miesiąca dokonać oceny zasadności żądania i je zrealizować (np. dokonać sprostowania danych) lub odmówić realizacji. Ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, jednomiesięczny termin można wydłużyć o dodatkowe dwa miesiące. Jeżeli w związku z Państwa żądaniem, administrator nie podejmuje żadnych działań, to zobowiązany jest do niezwłocznego (najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania) poinformowania osoby, której dane dotyczą, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem. Jeżeli żądania Państwa są ewidentnie nieuzasadnione lub  nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, administrator może pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

Więcej o zasadach przetwarzania danych w „Polityce bezpieczeństwa informacji”

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

w

BGH.WORK Sp. z o.o.

Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczania danych w kancelarii, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).

Definicje:

1. Administrator Danych BGH.WORK Sp. z o.o.
2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej
3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych osobowych
4. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych
5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów
6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych
7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie
8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie
9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej  tożsamości podmiotu (Użytkownika).

I. Postanowienia ogólne

1. Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w BGH.WORK Sp. zo.o., nie zależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
2. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
4. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:

1. Odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
2. Kontrolę  i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
3. Monitorowanie zastosowanych środków ochrony.

5. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników,  naruszenie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
6. Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczaniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.

II. Dane osobowe przetwarzane
u administratora danych

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania.

III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych w BGH.WORK Sp. z o.o.
2. Wszystkie dane osobowe są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:

1. W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
2. Dane są przetwarzane rzetelnie i w sposób przejrzysty.
3. Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
4. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
5. Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
6. Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.
7. Wobec osoby, której dane dotyczą wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
8. Dane są zabezpieczone przed naruszeniem zasad ich ochrony.

3. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej ( art. 14 ust 5 pkt. d RODO).
4. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych osobowych uważa się w szczególności:

1. naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
2. udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
3. zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
4. niedopełnienie obowiązku zachowania tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
5. przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
6. spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie Danych osobowych;
7. naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.

5. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych,
6. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudnienia, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:

1. pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
2. każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania danych
3. każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w tajemnicy

7. Pracownicy zobowiązani są do:

1. ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
2. przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
3. zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
4. zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu. 

IV. Obszar przetwarzania danych osobowych

1. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Rzeczypospolitej Polskiej obejmuje pomieszczenie biurowe zlokalizowane w Żuki 60A, 62-700 Turek.
2. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.

V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych, Środki obejmują:

1. Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej.
2. Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.
3. Wykorzystanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów.
4. Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe.
5. Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall.
6. Wykonywanie kopii awaryjnych danych
7. Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym oprogramowaniem.
8. Zabezpieczenie dostępu do urządzeń informatycznych przy pomocy haseł dostępu.
9. W miarę możliwości wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.

VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby fizycznych.
2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 do niniejszej polityki.
3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO
2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

1. Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.

IX. Postanowienia końcowe

1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.

Pozdrawiam

Zespół BGH.WORK Sp. z o.o.